Einholung von Angeboten - eine Pflicht des Verwalters
Es entspricht ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn vor der Auftragsvergabe verschiedene Angebote eingeholt werden. Nur in einem dringlichen Fall (z. B. Wasserrohrbruch u. ä.) ist dies meist nicht möglich. Ebenso kann bei geringen Auftragswerten auf eine Angebotseinholung verzichtet werden.
Ab welcher Geldsumme Angebote zwingend vorgeschrieben werden, sollten Eigentümer oder deren Verwaltungsbeiräte im Hausverwalter-Vertrag regeln, damit es keine Missverständnisse darüber gibt. Die Höhe sollte sich dabei nach der Größe der Wohngemeinschaft richten.
Bei einer kleinen Gemeinschaft (z.B. 8-10 Eigentümer) ist es zweckmäßig, den Geldbetrag, ab dem verschiedene Angebote eingeholt werden müssen, niedriger anzusetzen als bei einer sehr großen Wohnanlage mit z.B. über 100 Eigentümern.
Zweck der Angebote
Durch die Angebotseinholung soll erreicht werden, dass eine einwandfreie Leistung zu einem dafür angemessenen Preis erzielt wird. Ferner ist eine vorherige Kenntnis des richtigen Preises zur anschließenden Finanzierung und für die Beschlussfassung in der Eigentümer-Versammlung darüber unerlässlich.
Da Anbieter unterschiedliche Kostenstrukturen oder auch unterschiedlich ausgelastet sind, sind bei richtiger Angebotseinholung erhebliche Kostenvorteile für eine Wohngemeinschaft zu erzielen.
Üblich sind drei Angebote. Für große Ausgaben (z.B. für Instandhaltungen, große Reparaturen und laufende wiederkehrende Ausgaben) lohnen sich aber in der Regel auch umfangreichere Angebotseinholungen.
Vergleichbarkeit der Angebote
Um Angebote preislich vergleichen zu können, müssen die im Angebot beschriebenen Leistungen auch vergleichbar sein. Um das zu erreichen, ist eine gleichlautende Anfrage der Verwaltung oder des mit der Angebotseinholung Beauftragten (z.B. Architekt, Ingenieur) an alle Anbieter zu senden. Angebote, die nicht der Anfrage entsprechen (dies ist leider häufig der Fall) sind nicht zu werten oder müssen vom Anbieter entsprechend der Anfrage ergänzt werden.
Einsichtsrecht der Eigentümer in Angebote
Vertrauen ist sehr gut - Kontrolle aber auf jeden Fall besser. Dort, wo große Geldsummen im Spiel sind, ist es leider häufig der Fall, dass auch mit unlauteren Mitteln um die interessanten Aufträge gekämpft wird. Immer wieder stoßen wir in der Presse auf Fälle, wo über sog. “Schmiergelder” oder “unerlaubte Auftragsprovisionen” an den Auftraggeber berichtet wird.
Dort, wo nie kontrolliert wird, entsteht ein Sicherheitsgefühl für Personen, die sich unterbezahlt fühlen. Der Schritt zu Angebotsabsprachen und -Manipulation ist in der Praxis leichter als viele vermuten.
Deshalb sollte jeder, der große Aufträge zu vergeben hat, mitbekommen, dass er kontrolliert wird. Dies kann durch Einsichtnahme der Eigentümer erfolgen und sollte nicht nur dem Verwaltungsbeirat überlassen werden. Entweder fertig man sich bei der Einsichtnahme Kopien der Angebote oder fordert solche direkt gegen Kostenersatz vor der Beschlussfassung von der Hausverwaltung an.
Angebote sind auch Eigentum der Gemeinschaft, so dass deren Einsicht oder Herausgabe in Kopieform von der Verwaltung nicht verweigert werden darf. Sollte dies jemals erfolgen, so kann aus so einem Verhalten geschlossen werden, dass eine Kontrolle nicht erwünscht ist.
Der Angebots-Check
Auch der sachunkundige Laie kann aus Angeboten wichtige Erkenntnisse durch folgenden Check bekommen:
1. Leistungen und Preise vergleichen
Zunächst vergleicht man die Leistungen der verschiedenen Angebote auf Übereinstimmung (wurde die gleiche Anfrage zur Ausarbeitung des Angebots verwendet?).
Dazu erstellt man sich eine kleine Tabelle, in der links die Leistungen in Kurzform aufgelistet werden. Rechts daneben schreibt man dann den Angebots-Detailpreis des jeweiligen Anbieter. Durch diesen tabellarischen Aufbau erhält auch der Laie eine Übersicht,
  • ob die Detailleistungen übereinstimmen und
  • wie die Einzelpreise zu den einzelnen Leistungen sind und
  • wie die Gesamtsumme für die Leistung ist.
2. Plausibilitäts-Prüfung
Die meisten Laien haben ein ziemlich gutes Gefühl dafür, ob die ausgewiesenen Preise plausibel sind (jeder kennt Stundenpreise für Handwerker, die man selbst beauftragt hatte oder kann abschätzen, wie viel Stunden ein Hausmeister-Service für die Pflege der Anlage pro Woche benötigen könnte usw.). Vertrauen Sie immer auf Ihr erstes Gefühl/Erfahrungswerte bei der Erstbeurteilung der Preise. Kommt Ihnen der Stundenpreis, die Stundemenge oder Gesamtpreis nicht plausibel vor, so vertrauen Sie auf dieses sog. “Bauchgefühl”.
Dann sollten Sie ein Gegenangebot bei einer anderen Stelle einholen.
3. Gegen-Angebot
Nur mit Gegenangeboten können Sie zweifelsfrei feststellen, ob der auf der Basis der bisher vorliegenden Angebote der geplante “Einkauf der Leistung/Ware” auch wirtschaftlich vernünftig ist. Dazu bitten Sie geeignete Anbieter um ein Angebot gemäß der Leistungsbeschreibung des vorliegenden Angebotes. Dazu schreiben Sie das Angebot ohne Preise ab oder erstellen Kopien, bei denen Sie vorher die Preise abgedeckt haben. Hier lohnt es sich dann auch Angebote aus benachbarten Orten einzuholen, wenn z.B. die bisherigen Angebote aus einer Stadt sind.
Dabei sollten Sie sich immer beeilen, da Sie “Ihre Alternativ-Angebote” zeitlich so rechtzeitig haben sollten, dass sie noch vor der Beschlussfassung vorgelegt werden können.
Der Arbeitsaufwand dafür lohnt sich immer:
  • entweder Ihr Vertrauen in Ihre Verwaltung bestätigt sich und Sie behalten Ihr sicheres Gefühl, gut aufgehoben zu sein,
  • oder Sie ersparen sich und den anderen Eigentümern bares Geld durch ein wesentlich günstigeres Angebot. Preisunterschiede bei Angeboten bis zu 100% sind schon vorgekommen.
Sonderfall “umfangreiche Instandhaltung”
In der Regel werden von Hausverwaltern für größere Instandhaltungen Architekten und Ingenieure in Abstimmung mit den Eigentümern mit der Planung, Ausschreibung und Objektüberwachung beauftragt, was durchaus zu empfehlen ist.
Bei derartigen Maßnahmen sind die meisten Eigentümer zwangsläufig überfordert, sachangemessen den vorgeschlagenen Sanierungsweg sowie die Kostenvoranschläge zu prüfen. Zu empfehlen ist bei sehr großen Instandhaltungen auf jeden Fall eine Gegenprüfung der Vorschläge und Angebote durch einen weiteren Fachmann (Gutachter, anderer Architekt/Ingenieur). Architekten und Ingenieure werden in der Regel nach HOAI honoriert - also je höher die Bausumme, desto höher das Honorar.
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