Zielsetzung:
Alle Unterlagen (z.B. aus einem bestimmten Jahr) lückenlos duplizieren, weil nur so eine vollumfängliche Prüfung in Ruhe dann zu hause möglich ist. Meist stellt man nämlich erst später fest, dass man weitere Unterlagen aus den Ordnern benötigt, um Sachverhalte wirklich überprüfen zu können. Zudem Beweisvorsorge für Eigentümerversammlung, juristische Auseinandersetzungen oder bei „Verschwinden“ von Dokumenten.
Die Probleme:
  • -  Terminfindung (insbesondere bei dubiosen Hausverwaltern) schwierig. Es wird zum Beispiel nur EIN Termin in 2 Monaten angeboten.
  • -  Zeitraum zwischen Erstellung der Jahresabrechnung durch den Verwalter und Entlastung des Verwalters in der Eigentümerversammlung ist kritisch.
  • -  Nach einmal erfolgter Einsicht kann Hausverwalter bei zweiter und dritter gewünschter Einsicht argumentieren, erneute Einsicht sei „Schikane“ oder „rechtsmissbräuchlich“ und würde seinen „Bürobetrieb lahmlegen“.
  • -  Hausverwalter kann Einsicht in Unterlagen für Zeiträume, für die er bereits entlastet wurde, ablehnen.
  • -  Oftmals zum Termin nur wenig Zeit, z.B. nur vormittags von 9:00 – 12:00 Uhr. Unseriöse Hausverwaltungen räumen extra so wenig Zeit ein, um vollumfängliche und tiefgehende Prüfung unmöglich zu machen (Argument z.B.: Büroangestellte nur vormittags zugegen).
  • -  Es müssen oft mehrere hundert Seiten dupliziert werden.
  • -  Man ist nicht selten ganz alleine, weil kein einziger Miteigentümer sich traut, mitzugehen. Je nach Teilungserklärung kann Verwalter Begleitpersonen, die nicht Miteigentümer sind, bei Unterlageneinsicht ablehnen. Vollmacht für Begleitpersonen von Miteigentümer bekommen wieder schwierig. Somit keine Arbeitsteilung zur Zeitersparnis möglich.
  • -  Die Blätter sind oft unterschiedlich zusammengeheftet. Lösen der Heftung zeitaufwendig und bringt ursprüngliche Ordnung der Unterlagen durcheinander.
  • -  Kleine Tischkopierer (die man ausleihen / kaufen könnte) sind in der Regel zu langsam. Für mehrere hundert Seiten dauert der Kopiervorgang bereits mehrere Stunden, vor allem wenn man die Blätter aus den Ordnern einzeln auflegt. Toner und Kopierpapier auch teuer.
  • -  Automatischer Blatteinzug bei Kopierern wieder nur ohne Heftung möglich, zudem Blätter (z.B. Rechnungen) auch oft in unterschiedlichen Formaten → Papierstau.
  • -  Kopierer des Verwalters kann plötzlich auch defekt sein (Zufall?).
  • -  Benutzen des Kopierers des Verwalters ansonsten oft auch teuer (z.B. 50 Cent pro Kopie).
  • -  Einen ganzen Ordner kopieren kann auch den Angestellten eines Hausverwalters nicht zugemutet werden.
Die Lösung:
  • -  Schwanenhals-Stativ mit Kamera-Gewindeaufnahme und Tischklemmfuss (z.B. Walimex), ca. 30 Euro.
  • -  Webcam mit HD-Auflösung und Autofokus, z.B. Logitech Modell C920, mit Gewindeaufnahme, ca. 75 Euro.
  • -  Handelsübliches Windows-Notebook mit USB-Anschluss Netzteil (evtl. mit Ersatzakkus) und ausreichend freiem Speicherplatz.
Vorteile:
  • -  Im schlimmsten Fall durch (mehrere Ersatz-) Akkus stromunabhängig.
  • -  Webcam bekommt Strom über Notebook, deswegen keine extra Akkus notwendig (wie z.B. bei Digitalkamera). Digitalkameras auch sehr schwer, so dass gebeugtes Schwanenhalsstativ umklappt.
  • -  Auslösen der Fotoaufnahme erfolgt über Notebook-Software, deswegen kein Verwackeln des Stativs beim Auslösen.
  • -  Ordnung der Unterlagen wird nicht verändert und man muss nichts auseinanderheften.
  • -  Kamerasoftware nummeriert Fotos automatisch mit fortlaufender Nummer.
Ablauf:
  • -  Vor dem Termin zuhause Kamera anschliessen und Treiber auf Notebook installieren.
  • -  Bei Logitech C920 ist eine kostenlose Kamera-Software mit dabei, die Fotoaufnahmen durch Mausklick ermöglicht.
  • -  In der Kamera-Software Speicherort für die Fotos einstellen und Aufnahme-Qualität auf Maximum setzen.
  • -  Webcam auf Stativ aufschrauben, USB-Kabel um Schwanenhals wickeln, damit es nicht ins Bild hängt.
  • -  Stativ wird mit Klemmfuss an Tischkante befestigt, der Schwanenhals S-förmig gebogen, so dass Kamera A4-Größe nach unten geneigt voll erfaßt.
  • -  Aufbau und Fotos schießen einmal zu hause testen (bei Logitech C920 Autofokus abschalten und Fokus manuell einstellen – Schärfe und Lesbarkeit mit einem Dokument testen).
  • -  Bei Einsichtstermin leicht auf- und abbaubar – es kann nach kürzester Zeit los gehen.
  • -  Auf gute Lichtverhältnisse achten.
  • -  Linke Hand macht per Mausklick die Fotos, rechte Hand blättert die Seiten um.
  • -  Jede 30.-40. Aufnahme kontrollieren, ob Fokus noch ok und Bild scharf.
      Schneller und einfacher geht es nicht (in ca. 3 Stunden ganz alleine zwei komplette A4-Ordner = Unterlagen für ein gesamtes Jahr digitalisiert).
Synergieeffekte:
  • -  Unterlagen können in digitaler Form auf CD gebrannt oder USB-Stick kopiert werden und anderen interessierten Miteigentümern, Gerichten, Staatsanwaltschaft, etc. leicht gegeben werden.
Hier noch der Link zum verwendeten Schwanenhals-Stativ:
http://www.amazon.de/Walimex-Schwanenhals-mit-Klemmhalter-Studioclip/dp/B0046GLVO8
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